מערכת ERP משלבת בתוכה את כל תהליכי הארגון
- מכירות
- רכש
- הנהלת חשבונות
- מלאי
- לוגיסטיקה
- קשרי לקוחות
- מעבדת שרות
- ניהול שרות
מערכת ERP הינה מערכת אינטגרטיבית, המאפשרת שיתוף מידע רלבנטי לכל הגורמים והתהליכם בארגון, ובפרט מאפשרת למנהלים תגובה מהירה על בסיס תמונת מצב מקיפה ועדכנית.
מסיבות שיפורטו בהמשך, נהוג לחשוב על מערכת ERP כמערכת הרלבנטית לחברות ענק. אך מערכת ERP הינה בעלת משמעות הרבה יותר רחבה מהיותה מערכת אינטגרטיבית. למעשה, מערכת ERP עושה סדר בארגון ומטמיעה עבודה מבוססת על נהלים מסודרים ומוגדרים, המאפשרת פיקוח ובקרה.
באופן כללי, מערכת ERP מייצגת לא רק חדשנות טכנולוגית, אלא חשיבה שונה, תפיסה לניהול ארגון, תוך כדי ביצוע אופטימיזציה של משאבי הארגון לצורך השגת היעדים והמטרות שהגדיר הארגון ולא משנה מה גודלו.
יתרונות
- ניהול – דוחות ניהוליים זמינים בכל עת, מספקים שליטה על הארגון, וחיוניים לצורך בקרה וקבלת החלטות. דוחות אלו כוללים: דוחות הנהלת חשבונות, תזרים, מכירות, רווחיות, גיול, בקרת מלאי, עיתוד מלאי, מעקב הזמנות לקוחות/רכש ועוד.
- נהלי עבודה מסודרים – פחות טעויות. עבודה במערכת ERP מאפשרת תהליכי עבודה מובנים ,מוגדרים היטב, ע"פ צרכי הארגון, ובכך מפחיתה טעויות אנוש, ומפחיתה תלות בעובדים המגדירים לעצמת שיטות עבודה שונות.
- גמישות – מערכות ERP ע"פ סטנדרטים חדשים, מאפשרות למשתמשים התאמה אישית, כגון הוספת שדות, הגדרת עיצוב מסמכים, הגדרת חוקי התנהגות ובקרה תחת הרשאות שונות, יבוא ויצוא נתונים נוח לצורך התממשקות לכלים נוספים, וכמובן זמינות בכל עת, בכל שעה, ומכל מקום, במערכות ERP מתקדמות ואינטרנטיות (מחשוב ענן).
- רווחיות – שיפור תהליכי עבודה, ומידע נרחב וזמין מובילים להתייעלות: מערכת עדכון המלאי יעילה יותר, אמינה יותר, וגורמת להאצת מחזור המלאי – המלאי נע מהר יותר, ורמות מלאי המינימום יורדות. מעבר לכך, ניהול מלאי יעיל, פירושו שיפור רמת אספקות המוצרים ללקוחות,מבלי להגדיל את המלאי ואת התחייבויות הרכש. בנוסף, השילוב בין עמידה בדרישות ללקוח, ומערכת יעילה לניהול קשרי לקוחות – מעלים את שביעות הרצון מצד הלקוח.
- בקרה – מערכת ERP מאפשרת בקרה אוטומטית על התהליכים ופיקוח תקופתי באמצעות דוחות. בקרה אוטומטית מיושמת ע"י חוקים מובנים במערכת, המותאמים לצרכי הארגון, כגון רווחיות, אובליגו, תלות בין הפקת מסמכי שיווק לפעולות מלאי, מדרג אישורים ע"פ הגדרת תפקידים ועוד.
- דוחות משלימים יעודיים לארגון – מערכת ERP מאפשרת דוחות ניהול מגוונים, חלקם כסטנדרט במערכת, חלקם באמצעות מחולל דוחות פנימי נלווה למערכת, או בהתממשקות למערכות BI – מערכות בינה עסקית, המספקות דוחות ניתוח עקי מתקדמים.
עלויות
בעבר מערכות ERP היו מיועדות לארגונים גדולים, והעלויות היו גבוהות מאוד.
כיום, במציאות של מודל SAAS – תוכנה כשירות, העלויות נמוכות באופן משמעותי: אין צורך ברכישת תוכנות ותשתיות, אין עלויות נסתרות או בלתי צפויות, ואין צורך להשקיע בפרויקטים רחבי היקף של שדרוג ועדכון.
